Rozhodujete se, zda pro evidenci předmětů a známek použít textové soubory či databázi. - lze definovat přístupová práva k jednotlivým záznamům či položkám - snadná přenositelnost dat - jednodušší používání - není potřeba instalovat, spravovat a učit se další SW - aktualizovat data může současně více uživatelů - udržuje se i popis struktury dat